Transcripción de Capacitación Para Clientes de la EVV

Bienvenido a la capacitación individual sobre la Verificación electrónica de visitas para clientes del Departamento de Servicios Humanos. Como usted sabe, el Departamento de Servicios Humanos cambiará su sistema de registro de horas en papel por uno electrónico a partir del 01 de enero del 2014. Hemos solicitado que realice esta capacitación o entrenamiento para que conozca el sistema y los procesos que usted y su proveedor deberán seguir.

Qué aprenderá

Al final de esta capacitación, usted sabrá las respuestas de las siguientes preguntas:

¿Quiénes son los participantes?

Vamos a empezar por analizar quiénes son los participantes.

Si usted es un cliente del Programa Servicios en el Hogar y recibe servicios de asistencia personal, de ama de casa y de atención médica en su hogar, este sistema es para usted.

• Departamento de Servicios Humanos(DHS): administrador del programa
• Cliente: persona que recibe los servicios
• Proveedor: proveedor individual que le brinda servicio a usted
• Sandata: compañía proveedora del sistema de Verificación electrónica de visitas
• PayPro: empresa de pago que procesa el pago de los proveedores
• Personal del Departamento de Servicios Humanos / Departamento de Servicios de Rehabilitación: el personal del Departamento de Servicios de Rehabilitación con quien puede ponerse en contacto si tiene preguntas o necesita ayuda. Además, hace varios meses estamos pensando en tener disponible un centro de llamadas para responder a sus preguntas.

¿Qué es la Verificación Electrónica de Visitas (EEV)?

Usted debe estar preguntándose: ¿qué es EVV? EVV son las siglas en inglés de Verificación electrónica de visitas. El proceso es el siguiente: su proveedor realiza llamadas telefónicas al comienzo y al final de cada visita y usted, el cliente, verifica las visitas.

El sistema de Verificación electrónica de visitas tiene varias partes.

1. La primera parte es la llamada telefónica. Santrax es el sistema al que llamará su proveedor para registrar las horas que empieza y termina de trabajar mediante el teléfono de su casa o su teléfono celular.
2. La segunda parte es la aprobación / certificación del cliente:
   1. Para los clientes que tienen acceso a Internet, la aprobación / certificación del cliente y otras revisiones se pueden realizar a través del portal del cliente. Este es un sistema por Internet adonde usted ingresará para acceso a la información sobre las llamadas en Santrax de su proveedor. También, puede hacer correcciones en el sistema a través del portal del cliente.
   2. Para los clientes que no tienen acceso a Internet, su proveedor anotará el horario de las llamadas a Santrax por cada visita en una hoja de horas que usted revisará y firmará junto con su proveedor para luego enviarla a la oficina local de HSP.

Hablaremos más sobre este tema más adelante.

¿Qué es Santrax?

En primer lugar, vamos a hablar de Santrax y de lo que el proveedor tiene que hacer para ingresar la hora. Quizá sea más sencillo pensar en Santrax como en un reloj registrador, pero en lugar de ser uno colgado en la pared... es su teléfono.

¡Eso es! Su teléfono puede ser usado como un reloj registrador. Y es exclusivo para usted y su proveedor.

¡Repasemos primero los conceptos básicos!

Primer Paso

Para utilizar Santrax, su proveedor necesitará un número de identificación Santrax. Lo necesitará antes de poder usar el sistema de Verificación electrónica de visitas. El número de identificación se le enviará por correo cerca de la fecha que empezará a funcionar el sistema EVV, el 01 de enero del 2014. Si su proveedor no recibe su identificación Santrax por correo, usted o su proveedor deberá llamar a su oficina local del Departamento de Servicios Humanos y ellos le darán el número.

En segundo lugar, el proveedor tendrá que registrar la biometría de su voz. La biometría de voz es una impresión de la voz también conocida como verificación del hablante o autenticación de la voz. Es una manera más extravagante de decir que su voz se utilizará como contraseña del sistema Santrax. No será necesario que su proveedor registre su voz antes del 01 de enero del 2014 para utilizar Santrax, pero sí debe hacerlo antes de 31 de mayo 2014. Para hacerlo, su proveedor debe ir a una oficina local y pedir que alguien de Servicios en el Hogar lo inscriba. Puede ir a cualquier oficina HSP si decide inscribirse.

Conceptos Básicos: Registro de Horario

Habrá un proceso de llamada para el REGISTRO DE INICIO y otro para el REGISTRO DE SALIDA. Así es el REGISTRO DE ENTRADA o cuando empieza a trabajar. Luego, veremos cómo es el REGISTRO DE SALIDA.

1. Su proveedor deberá llamar para registrar la entrada cada vez que llegue a trabajar.
2. Se le pedirá que ingrese su identificación Santrax.
3. Si su proveedor ya registró su voz, se le pedirá que repita la frase "En Santrax, mi voz es mi contraseña". Si el proveedor aún no registró su voz, no escuchará este mensaje.
4. Luego, presione la tecla (#) para continuar. A continuación, se le pedirá al proveedor que marque el 1 para registrar la entrada.
5. Recuerde que el proveedor debe permanecer en línea hasta que el sistema diga "Recibido a las" y la hora en que se realizó la llamada. Esto significa que el sistema registró la entrada y ya puede colgar.

Escuchemos cómo suena una llamada de registro de la entrada.

Conceptos Básicos: Registro de Salida

Llamar para registrar la salida es muy similar al registro dela entrada. Hay dos diferencias principales. El proveedor deberá marcar la tecla 2 para registrar la salida y también deberá marcar un número de ID de tarea de dos dígitos para el tipo de servicio prestado durante la visita. Recuerde que el proveedor únicamente deberá repetir la frase de la voz en caso de que ya esté registrada.

Recuerde: su proveedor debe permanecer en línea hasta que el sistema diga: "Gracias. Adiós". Esto significa que el sistema registró la entrada y ya puede colgar.

Escuchemos cómo suena una llamada de registro de salida.

Dispositivo de Verificación Fija de Visita (FVV)

Si usted no tiene un teléfono en su casa o teléfono celular, o si usted no desea que su proveedor utilice el teléfono, póngase en contacto con su oficina local. Se le entregará un dispositivo de Verificación fija de visita sin cargo para que use su proveedor. Si usted no tiene un teléfono en su casa o teléfono celular y le gustaría saber si califica para tener un dispositivo de Verificación fija de visita, póngase en contacto con su oficina local.

Al utilizar el dispositivo de Verificación fija de visita y presionar y soltar un botón, el dispositivo le brindará a su proveedor un número de referencia de seis dígitos: este número incluye tres dígitos, un guión y luego otros tres números más. Estos números corresponden a la fecha y hora específicas.

El proveedor deberá anotar los números exactamente como aparecen, incluyendo los guiones, al registrar la entrada y la salida.

En cada visita, el proveedor tendrá dos números de seis dígitos: uno para el registro de la entrada y otro para el registro de la salida. Cuando el proveedor tenga acceso a un teléfono, tendrá que llamar al número gratuito de Santrax e ingresar los números de referencia que anotó. La guía de referencia de la llamada de verificación fija proporciona más detalles sobre el uso de este dispositivo y está disponible en nuestro sitio por Internet. Si usted no tiene acceso a Internet y desea esta guía, póngase en contacto con su oficina local.

Conceptos Básicos de la Verificación Fija de Visita (FVV)

Llamar para registrar una verificación fija de una visita es similar a llamar para registrar entrada y salidas. La principal diferencia es que su proveedor tendrá que introducir el número de identificación de cliente y el número de referencia de seis dígitos que anotó desde el dispositivo FVV.

El Departamento de Servicios Humanos le enviará su número de identificación de cliente a mediados de diciembre. Si no recibe su número de identificación, póngase en contacto con su oficina local.

En lugar de esperar para escuchar la frase: "Gracias, adiós", el proveedor debe ingresar el siguiente número de cliente si llama para registrar los valores de la Verificación fija de visita para múltiples clientes o colgar si ya lo hizo.

Aprobar la Hora

Escuchemos cómo suena una llamada al utilizar un dispositivo FVV.

Ahora que sabemos qué es la EVV y qué deberá hacer su proveedor para registrar las horas trabajadas durante las visitas, hablemos de cómo puede usted revisar y aprobar las horas.

Usted debe certificar todas las horas trabajadas:

• Si su proveedor trabaja para una agencia, siga los procedimientos de la agencia para certificar las horas.
• Si su proveedor trabaja para usted y no para una agencia, hay dos métodos de certificación / aprobación.
• Si tiene acceso a Internet, utilice el portal del cliente (más adelante proporcionaremos detalles sobre este tema).
• Si usted no tiene acceso a Internet, puede realizar la aprobación a través de una hoja de horas que el proveedor llenará al ingresar las horas que escucha al hacer las llamadas.

Proceso Electrónico de Aprobación de Horas

• Todos los proveedores deben llamar para registrar la entrada o la salida mediante el sistema telefónico EVV
• Todos los proveedores deben registrar la hora exacta de las llamadas de registro de la entrada / salida, según lo indicado por el sistema telefónico EVV, en una hoja de horas escrita a mano. Los proveedores no deben redondear la hora de la llamada.
• Al final del período de pago, se imprimirá una hoja de horas generada por el sistema que se enviará por correo o por correo electrónico a todos los proveedores.
• Si usted tiene acceso a Internet, debe utilizar el portal del cliente en el sitio por Internet de EVV para revisar, corregir y aprobar las visitas para ese período de pago antes de la fecha de vencimiento prevista en el calendario de la nómina de pagos del proveedor.

Beneficios del Proceso Electrónico

¿Cuáles son algunos de los beneficios del proceso de registro electrónico de horas y de verificación de visitas?

• Menos estrés: ya no debe preocuparse por hacer que sus proveedores regresen a tiempo la hoja de horas al Departamento de Servicios Humanos para la nómina.
• No más firmas: como usted puede iniciar sesión en el portal del cliente para revisar y aprobar las horas, ya no deberá firmar las hojas de horas.
• Visualización del plan de servicio: usted puede ver sus horas autorizadas en cualquier momento a través del portal del cliente. Usted puede ver sus horas autorizadas restantes y planificar sus visitas como corresponde.
• Garantizar el pago total: las horas trabajadas se calculan automáticamente en función de los horarios de las llamadas de su proveedor.
• Control en tiempo real: la información en el portal del cliente se actualiza en tiempo real.
• Nuevas herramientas de ayuda: los proveedores tendrán la oportunidad de inscribirse para recibir comprobantes de pago por Internet. El proveedor puede revisar su cheque de pago en cualquier momento.

Proceso de Aprobación de Horas en Papel

• Todos los proveedores deben registrar las llamadas de la entrada / salida mediante el sistema telefónico EVV
• Todos los proveedores deben registrar la hora exacta de las llamadas de entrada / salida, según lo indicado por el sistema telefónico EVV, en una hoja de horas escrita a mano.
• Al final del período de pago, se imprimirá una hoja de horas generada por el sistema que se enviará por correo o por correo electrónico a todos los proveedores.
• Si usted no tiene acceso a Internet, su proveedor debe estar atento a su correo o correo electrónico para controlar la hoja de horas generada por el sistema. Si la hoja de horas generada por el sistema llega antes de la fecha de vencimiento en el calendario de la nómina de pagos del proveedor, el proveedor deberá llevársela a usted y ambos deberán revisarla, corregirla, firmarla y reenviarla a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación antes de la fecha de vencimiento.
• Si la hoja de horas generada por el sistema no llega antes de la fecha de vencimiento, el proveedor deberá llamar a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación para determinar si es posible imprimirla, enviarla por correo electrónico o correo, o que el proveedor la recoja directamente en la oficina para luego devolverla antes de la fecha de vencimiento. En ese caso, el proveedor deberá llevarle la hoja de horas generada por el sistema a usted, y usted y el proveedor deberán revisar, corregir, firmar y reenviar la hoja a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación antes de la fecha de vencimiento.
• Si no puede comunicarse con la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación o si no se puede enviar la hoja de horas o el proveedor no puede recogerla a tiempo para cumplir con la fecha de vencimiento, usted y el proveedor deberán firmar la hoja de horas escrita a mano y enviarla a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación antes de la fecha de vencimiento. Si las horas en la hoja de horas escrita a mano no coinciden en detalle con las horas indicadas por el sistema EVV de las llamadas de registro de entrada / salida del proveedor, el cheque de pago del proveedor puede retrasarse.

"You've Got Paid"

Su proveedor podrá iniciar sesión en "You've Got Paid" para ver e imprimir sus comprobantes de pago e incluso ver la información de su cuenta. Este nuevo servicio se ofrece a los proveedores a través de PayPro.

El proceso de registro es muy sencillo. Si su proveedor está interesado, póngase en contacto con su oficina local. El proveedor recibirá un correo electrónico de Pay Pro para crear su cuenta.

Preguntas Frecuentes

Antes de pasar a la capacitación para utilizar el portal del cliente, vamos a repasar algunas preguntas frecuentes sobre el registro de la entrada y de salida.

• P: ¿Qué sucede si mi proveedor se olvida de llamar para registrar la entrada o la salida? ¿Qué debo hacer?
  • R: Usted tendrá que actualizar las horas trabajadas en la pantalla de visitas en el portal del cliente. O registrarlas en la hoja de horas escrita a mano si no tiene acceso a Internet (Este proceso puede cambiar según revisión del Departamento de Servicios Humanos.)
• P: ¿Qué pasa si el teléfono no está disponible cuando el proveedor tiene que registrar la entrada o la salida?
  • R:  Usted tendrá que poner el teléfono a disposición de su proveedor para que llame para registrar la entrada y la salida a menos que haya una verdadera emergencia.
• P: ¿Es necesario que el proveedor ingrese su identificación Santrax y utilice su voz como contraseña cada vez que registra su entrada o su salida?
  • R: Sí. El proveedor tendrá que hacer ambas cosas desde la línea gratuita para registrar la entrada o la salida de su visita.
• P: ¿Necesito una computadora para que mi proveedor realice las llamadas de registro de la entrada o salida?
  • R:  No. Su proveedor necesitará un teléfono o un dispositivo de Verificación fija de visita.

Asistencia para Clientes

Sabemos que ha recibido mucha información. Aunque puede sentirse entusiasmado con este nuevo sistema, también puede sentirse algo abrumado.

Si necesita asistencia adicional con el portal del cliente, póngase en contacto con la línea de ayuda del sistema EVV del Departamento de Servicios Humanos.

Ahora ya sabe...

• EVV son las siglas en inglés de Verificación electrónica de visitas.
• Usted y su proveedor comenzarán a usar este sistema a partir del 01 de enero del 2014.
• La Verificación electrónica de visitas tiene dos partes principales: el teléfono (Santrax) y la certificación de la hora (hoja de horas o portal del cliente).
• Su proveedor debe llamar a Santrax para registrar la entrada y la salida de cada visita. Usted debe aprobar la visita al firmar la hoja de horas o a través del portal del cliente.
• Si necesita ayuda, el centro de ayuda o la oficina de HSP están para ayudarle para resolver cualquier duda que pueda tener... la solución está a una llamada de distancia.

Portal del Cliente

La siguiente parte de nuestra capacitación se centrará en el uso de la computadora para revisar y aprobar las visitas a través del portal del cliente. Si no va a usar el proceso electrónico para certificar las horas, le agradecemos que haya asistido a esta reunión y ya puede retirarse. Si piensa usar el proceso electrónico en el futuro, quédese para conocer las características del portal del cliente.

Ahora analizaremos más detalles de la segunda parte del sistema EVV, que es el portal del cliente. Creo que quedará muy impresionado con lo fácil que es de usar y con toda la información que estará pronto a su alcance.

El portal del cliente es un sistema web o por Internet que requiere el uso de una computadora con acceso a Internet. Está específicamente diseñado para generarse en una computadora personal o en una portátil para una mejor visualización.

Repasemos los conceptos básicos.

Conceptos Básicos

El portal del cliente tiene cuatro partes básicas: el inicio de sesión, el tablero, las visitas y los informes.

Ahora vamos a profundizar cada una de estas partes, empezaremos por el inicio de sesión.

Iniciar Sesión

Lo primero que tendrá que hacer cuando esté en su computadora es ir a www.portal.sandata.com para acceder al portal del cliente.

Una vez que esté en la página web principal, deberá iniciar sesión.

La Pantalla de Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión, tendrá que escribir su nombre de usuario y contraseña. Usted recibirá su nombre de usuario y contraseña antes del 1° de enero, que entra en funcionamiento. No se preocupe por completar la casilla de la agencia, porque se completará automáticamente.

Eso es todo... ya inició la sesión. Una vez que ingresó, será dirigido automáticamente al panel de control. El panel de control es una pantalla de información que proporciona una vista general de la información de su visita, incluidos los artículos destacados que requieren su revisión.

Preguntas Frecuentes

Repasemos algunas preguntas frecuentes con respecto al inicio de la sesión.

• P:  ¿Qué debo poner en el nombre de la agencia?
  • R:  Proporcionaremos esta información. Será STX####.
• P:  ¿A quién debo contactar si no tengo mi nombre de usuario y contraseña?
  • R: Póngase en contacto con su oficina del Departamento de Servicios Humanos.
• P: ¿Qué pasa si olvido mi nombre de usuario y contraseña? ¿Cómo puedo obtener nuevos datos?
  • R: Póngase en contacto con su oficina del Departamento de Servicios Humanos.

Panel de control

La otra sección principal del portal del cliente es el panel de control. El panel de control está diseñado para darle una vista rápida de sus autorizaciones y cualquier alerta que pueda tener.

Propósito del Panel de Control

El panel de control es una ubicación central donde usted puede ver su información de autorización y las "visitas" realizadas por su proveedor.

El panel de control también proporciona accesos directos a las secciones Visitas e Informes del portal de clientes. Analizaremos en detalle estas secciones más adelante.

Comenzaremos con estas opciones ubicadas en la parte superior: "Elegir un cliente" y "Elegir un pagador".

La mayoría de los clientes únicamente verán su nombre en este lugar. Si usted no es el cliente, sino que representa a un cliente o a múltiples clientes, verá todos los nombres de los clientes aquí, al hacer clic en la flecha hacia abajo junto a "Elegir un cliente".

Usaremos Edward Jones como ejemplo.

La opción "Elegir un pagador" se ajustará automáticamente como "Departamento de Servicios Humanos de Illinois".

A continuación, observe los casilleros rojos en la parte superior de la página. Son alertas. La primera alerta es "Visitas que requieren atención". Como su nombre lo indica, se trata de visitas que usted debe revisar. La segunda alerta es "Visitas que necesitan aprobación". Son las visitas que usted debe aprobar. Volveremos a estas alertas en un rato.

Llamadas Desconocidas

Bajo las Alertas, verá una sección llamada "Llamadas desconocidas". Si hay llamadas desconocidas, aparecerán aquí. Es muy importante que usted se ocupe de todas sus llamadas desconocidas en el panel de control antes de continuar con las alertas.

Una llamada desconocida es una llamada realizada desde un número no registrado y que el sistema no reconoce. Hay muchos motivos posibles por los que su PROVEEDOR puede llamar desde un número de teléfono no registrado. En la mayoría de los casos, es porque el PROVEEDOR comenzó a trabajar desde una ubicación que no es la casa del cliente. Por ejemplo, puede haberse encontrado con el cliente en el consultorio del médico y utilizado otro teléfono que no sea el del cliente para realizar la llamada de registro de la entrada. Cuando esto sucede, usted debe confirmar que la llamada desconocida estaba dirigida a usted antes de que pueda ser procesada. Recuerde: debe llamar a la oficina de HSP para registrar el nuevo número si cambia el anterior.

Si este campo está en blanco, significa que no hay llamadas desconocidas para editar.

Aquí se muestran las fechas, servicios, nombre del empleado, hora de registro de ingreso, hora de registro de salida y el total de horas.

Para reclamar una llamada desconocida, solo tiene que seleccionar el nombre a quien pertenece la llamada desconocida , clic en la lista de opciones: "Asignar a", y clic o presione en el nombre del cliente.

A continuación, para confirmar la llamada desconocida, presione la barra espaciadora o la tecla para espacio en el botón Confirmar en Acciones para completar el proceso de reclamar la llamada desconocida. Cuando aparezca la casilla de Confirmación, revise la información y, si es correcta, haga clic en Aceptar para completar o en Cancelar para cancelar su petición. Para esta capacitación, haremos clic en el botón Aceptar.

Y ahora estamos de nuevo en el panel de control. Usted se dará cuenta de que la llamada desconocida ya no está en el panel de control del cliente.

Información de Autorización

Ahora vamos a repasar la información de autorización a la que puede acceder a través de este portal.

Debajo de la sección Llamadas Desconocidas, observe la sección Autorizaciones actuales.

El panel de control está diseñado para proporcionar una vista rápida de las Autorizaciones actuales o Autorizaciones para el cliente. Para cada servicio, también se proporcionarán la fecha de inicio y finalización, horas de uso por porcentaje y algunas observaciones.

Las observaciones en color verde indican que la autorización está activa y las de color rojo indican que la autorización excedió el monto o cantidad autorizada.

Si desea ver más detalles de una autorización, solo pulse o presione la barra espaciadora en la flecha con dirección a la izquierda de cada servicio para ampliar la selección.

En este ejemplo, se proporciona referencia, unidades, tipo de autorización y tipo de límite para cada código de servicio. También, muestra la cantidad de horas aprobadas por año, pero limitadas por mes. Aquí se muestra que hay un total de seiscientas horas a utilizar, pero de las seiscientas, solo se utilizaron noventa y seis horas, que es el 16 % de la autorización total.

Aquí, tenemos la cantidad de horas aprobadas por mes. En este ejemplo, hay un total de cincuenta horas para usar por mes, pero de las cincuenta, solo se utilizaron 44.5, que es el 89 % de ese mes.

Tenga en cuenta que estas cifras son solo ejemplos para esta capacitación.

Preguntas Frecuentes

Repasemos algunas preguntas frecuentes con respecto al panel de control.

• P:  ¿Con quién debo contactarme si no veo una autorización en mi panel de control que creo que debería estar ahí?
  • R: Póngase en contacto con su oficina del Departamento de Servicios Humanos.
• P: ¿Cuándo aparecerán las alertas en mi panel de control?
  • R: Las alertas aparecerán una vez que entre en el sistema. El panel de control se actualiza cada vez que accede a él.
• P: ¿Cómo puedo ver los detalles de cada uno de los artículos incluidos en la sección de la autorización actual?
  • R: Al hacer clic en la flecha junto al nombre del servicio en la pantalla del panel de control.
• P: ¿Qué significa si una autorización en mi panel de control dice que venció?
  • R: La fecha de finalización de la autorización venció.

Visitas

La tercera sección del portal del cliente es la sección de Visitas. Aquí es donde usted aprenderá cómo revisar, editar, añadir, ignorar y aprobar visitas.

Trabajar con Visitas

Cada vez que un proveedor registra la entrada o la salida de su turno, esto se conoce como una "Visita". Las visitas del proveedor se capturan aquí en el portal del cliente para revisarlas y, finalmente, aprobarlas o ignorarlas (en otras palabras, rechazarlas). Las visitas se pueden ver desde el panel de control y también aquí, a través de la pestaña (tab) de visitas en el lado izquierdo de la pantalla. Como se mencionó brevemente en la sección del panel de control, estos casilleros de color rojo ubicados en la parte superior de la pantalla son "alertas" de visitas que muestran que usted tiene visitas que requieren atención y/o aprobación. Justo debajo de los casilleros de color rojo de alertas, tenemos las "Llamadas desconocidas".

Recuerde: es muy importante que usted se ocupe de todas sus llamadas desconocidas en el panel de control antes de ocuparse de las alertas.

Visitas que requieren atención

Alertas: vamos a hablar de este casillero de color rojo, visitas que requieren atención. Las visitas que requieren atención son las visitas que se consideran incompletas porque les falta un registro de la entrada o de salida.

Por ejemplo, si su proveedor se olvidó o tuvo problemas con el registro de la entrada o de salida, la visita se considera incompleta. Echemos un vistazo a una visita incompleta haciendo clic derecho con el ratón sobre las visitas que requieren atención.

Al hacer clic en el casillero Visitas que requieren atención, tenemos acceso a la pestaña Visitas.

Dentro de la pestaña Visitas, usted puede elegir un cliente, un empleado y un pagador. En el pagador, debe verse DHS de Illinois. Para los fines de la capacitación, seleccionaremos Edward Jones como nuestro cliente. Para el empleado, tenemos la opción de elegir solo uno de los empleados de Edward o todos ellos. Vamos a elegir a todos ellos al hacer clic aquí, en "Todos los empleados".

En la sección de Visitas, estará la fecha en que ocurrió la visita, el servicio que se proporcionó, el nombre del empleado, el estado de la visita, la hora de la entrada y de salida, la duración de cada visita y las dos opciones de acción que usted tiene.

En el extremo derecho, también tenemos opciones de "Filtro". Las opciones de filtro se utilizan cuando necesita optimizar su búsqueda. Por ejemplo, primero seleccionamos el casillero de color rojo "Visitas que requieren atención". Nuestro filtro seleccionó "Incompleto" automáticamente aquí, en "Visita no aprobada". Si quiere ver las fechas en un período de tiempo diferente, puede cambiar el intervalo de fechas aquí. Hablaremos más acerca de las diferentes opciones de filtro a medida que avancemos. Ahora, vamos a aprender a editar las visitas.

Editar Visitas

Primero, regresemos a las Visitas que requieren atención. En este ejemplo, el empleado John Doe no tiene un horario de registro de la entrada o de salida para el 22 de agosto de 2013. Usted sabe a ciencia cierta que John Doe trabajó de 08.00 a.m. a 5.00 p.m. el 22 de agosto de 2013. Usted tendrá que "editar" esta visita pulsando el botón derecho aquí, en el ícono cuadrado con un lápiz en él, en Acciones.

Ahora estamos en la pantalla Editar visita, donde usted puede ajustar la información para esta visita específica. También, puede cambiar el cliente, empleado o servicio en esta pantalla.

Para nuestro ejemplo, únicamente vamos a editar los horarios de registro de la entrada y salida y escribir la hora, o hacer clic en el icono del reloj y seleccionar la hora correcta. Si desea agregar alguna nota a esta visita, puede colocarla aquí en "Notas de la visita". Debe tener un motivo para editar una visita. Para eso, puede hacer clic en este triángulo invertido en "Motivo" y elegir el motivo que corresponde. En cuanto a "Razones del cambio", puede agregar más información aquí para mostrar el motivo de su cambio.

Nota: Hay algunos "Motivos" que requieren que usted coloque una nota en la sección "Razones del cambio".

Para completar la edición, seleccione Actualizar. Si desea cancelar los cambios que acaba de realizar, seleccione Cancelar.

Una vez actualizada, nuestra visita está "lista para su aprobación" y ya no aparecerá en las visitas que requieren atención.

Ignorar una Visita

En algunos casos, puede ser necesario "Ignorar" una visita. Esto puede suceder cuando se ingresó una visita por accidente o si su proveedor cometió un error durante el proceso de llamada.

Para ignorar una visita, todo lo que debe hacer es hacer clic en el ícono "x" en Acciones. Haga clic en Aceptar para confirmar. Si desea cancelar, haga clic en el botón de cancelación aquí.

Esta visita se eliminó de nuestra vista.

Restaurar una Visita Ignorada

Si usted ignoró una visita por accidente, puede volver a cambiarlo. En la opción Filtro, haga clic en "Mostrar visitas ignoradas" y luego haga clic en "Aplicar filtro". Aquí está nuestra visita con un estado de color azul "Ignorado". Para restaurar esta visita ignorada, haga clic en el ícono Restaurar en Acciones.

Luego haga clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para anular la operación.

Agregar una Visita

Quizá tenga que agregar una visita si el proveedor no realizó ninguna llamada. Recuerde: las visitas deben agregarse solo después de que hayan ocurrido. Para agregar una visita, haga clic en el botón de color verde "Agregar visita". Ahora estamos en la pantalla: Agregar visita. Puede ingresar la siguiente información:

Fecha de la visita, cliente, empleado, servicio, hora modificada de la entrada, hora modificada de salida.

Nota: Usted no podrá cambiar los casilleros de entrada EVV o salida EVV.

Si desea agregar alguna nota a esta visita, puede colocarla aquí en "Notas de visita". En "Motivo", puede seleccionar el motivo de la nueva visita al hacer clic en este triángulo invertido para desplegar la lista de opciones. En cuanto a "Cambiar motivos", puede colocar aquí información adicional que muestre el motivo por el que agrega la visita.

Recuerde: algunos "Motivos" requieren que agregue una nota en el área "Razón o motivo del cambio".

Para completar la visita añadida, seleccione Guardar. Para cancelar, seleccione Cancelar.

¡Nuestra nueva visita está ahora "lista para su aprobación"!

Agregue, edite o ignore cada entrada hasta que todas las "visitas que requieren atención" se hayan eliminado de esta sección.

Visitas Que Requieren Aprobación

Ahora, vamos a explorar las visitas que tienen el alerta "requieren aprobación" en el panel de control.

Al hacer clic en la pestaña (tab) Panel de control a la izquierda de la pantalla, el sistema nos llevará de vuelta al panel de control. Vamos a hacer clic en este casillero de color rojo: visitas que requieren aprobación. Las visitas que requieren aprobación son las visitas que están completas y ahora necesitan su aprobación.

Observe que cuando hicimos clic en el casillero "Visitas que requieren aprobación", ingresamos en la pestaña Visitas y nuestro Filtro se predeterminó para mostrar solo las visitas que están "listas para su aprobación".

Aprobar una Visita

Todo lo que hemos hecho hasta ahora fue preparar las visitas para que estén listas para su aprobación. Recuerde: estamos en la pestaña Visitas, tenemos a Edward Jones seleccionado como nuestro cliente y la opción "Todos los empleados" aún está seleccionada en la lista de opciones para nuestros empleados.

Usted tendrá que seleccionar cada empleado de la lista de opciones para aprobar sus horas.

En primer lugar, vamos a seleccionar a John Doe. En nuestras opciones de filtro, puede ver que la opción "Listas para aprobar" ya está seleccionada. Si desea cambiar el intervalo de fechas, debe hacerlo aquí. A continuación, haga clic en "Aplicar filtro". Las horas de John que están listas para su aprobación aparecerán ahora.

Si las visitas son correctas, haga clic en el casillero de color blanco para seleccionar todas las visitas a la vez. O bien, puede hacer clic en el casillero de color blanco al lado de cada visita. De cualquier manera, la cantidad total de horas de John aparecerá aquí y la cantidad total de horas que se seleccionaron para aprobar se mostrarán aquí.

Ahora estamos listos para aprobar al hacer clic en el botón de color verde "Aceptar". Todos los artículos con una marca verde junto a ellos serán aprobados. Verifique para asegurarse de que la cantidad total de horas para aprobar sea correcta y haga clic en Aceptar para aprobar o en Cancelar para anular la operación. Las visitas están aprobadas, por lo tanto, fueron eliminadas de esta pantalla. Se recibió un mensaje de aprobación y las visitas de John están en camino a la nómina, listas para pagarse de acuerdo con el calendario de pago. Es así de simple.

Si quiere ver las horas aprobadas de John, cambie sus opciones de filtro, haga clic en "Visitas aprobadas", seleccione el intervalo de fechas y haga clic en "Aplicar filtro". Si las horas de John ya se pagaron, aparecerá el mensaje "Pagadas" en la sección de estado de cada visita. Si las visitas de John no se pagaron, aparecerá el mensaje "Aprobadas" en la sección de estado.

Cancelación de una Visita Aprobada

En algunos casos, quizá necesite cancelar una visita aprobada. Para cancelar una visita aprobada, haga clic en el ícono Restaurar en Acciones. Se parece a una pequeña flecha hacia atrás.

Si el estado de visita muestra Aprobado: significa que la visita de John no se ingresó a la nómina. Su visita regresará al estado "Lista para ser aprobada" una vez que haga clic en Aceptar.

Si el estado de visita muestra Pagada: aparecerá una ventana. Haga clic en Aceptar (OK). Como la visita había ingresado a la nómina, la visita ahora volverá a enviarse a la nómina como una visita sin aprobar. Tenga cuidado ya que esto cambiará el próximo cheque de pago de su empleado. La visita regresará al estado "Lista para ser aprobada".

Preguntas Frecuentes

Repasemos algunas preguntas frecuentes con respecto a la página de visitas.

• P: ¿Cuándo debo aprobar mi visita para que mi proveedor reciba el pago?
  • R: Las visitas deben aprobarse cuando reciba la hoja de horas.
• P: ¿Qué debo poner en el casillero Pagador en la página de visitas?
  • R:  En la actualidad, existe una opción: DHS de Illinois. Este casillero mostrará esta opción de forma predeterminada.
• P: ¿Puedo ignorar una visita?
  • R: Sí, puede ignorar una visita al pulsar el botón Ignorar.

Informes

La última parte del portal del cliente es Informes. Hay varios informes disponibles para usted para ayudarle a entender y administrar a su proveedor.

Ir a la pestaña de Informes

Para buscar los informes, vaya al panel de control y haga clic en la pestaña Informes a la izquierda.

Opciones iniciales de filtro

En la pantalla, verá el "Tipo" de informe y el "Nombre" del informe.

Vamos a repasar primero el "Tipo" de informe. Todos los informes se colocaron en dos categorías. Al hacer clic en el triángulo invertido aquí, aparecerá una lista. Usted tiene la opción de seleccionar el tipo de informe que desea. Aquí tenemos un informe diario o un informe de intervalo de fechas.

Para los fines de esta capacitación, vamos a seleccionar el tipo de informe Intervalo de fechas.

A continuación, seleccione el nombre del informe real. Al hacer clic en el triángulo invertido aquí, aparece otra lista. Como puede ver, hay muchos informes para elegir. Vamos a elegir el informe Resumen semanal de llamadas.

Otros Filtros: Fecha / Hora y Parámetros

Después de elegir el tipo y el nombre, en la pantalla aparecerán más opciones de filtro para ayudarle a reducir su búsqueda. La mayoría de las veces, después de seleccionar tipo y nombre del informe, verá Fecha / Hora y Seleccionar parámetros.

Repasemos esta sección Fecha y hora. No solo le permite escoger la fecha "Desde" y "Hasta", sino que también le ofrece la opción de seleccionar un determinado período de tiempo.

Al hacer clic en el interior del casillero "Desde" o en el ícono de calendario junto a él, aparecerá un casillero de calendario. O bien, puede hacer clic una vez más en el casillero "Desde" y escribir la fecha "Desde". La fecha "Desde" es la fecha de inicio de su informe.

En este caso, también tendrá que ingresar una hora para que el sistema realice la búsqueda. Vamos a seleccionar una hora real, para eso, podemos escribir nuestra hora o seleccionar el ícono del reloj para elegir la hora.

Ahora, debemos completar la opción "Hasta", que es la fecha y la hora de finalización.

Muy bien, pasemos a la sección "Selección de parámetros". Un parámetro es una forma elegante de establecer los "límites" para sus informes. Piense en ello como otra opción de filtro. Esto ayudará a acortar o enfocar su búsqueda.

No es necesario completar todos los casilleros para generar el informe. Siempre es una buena idea revisar su lista de opciones para recordar los artículos que se pueden filtrar. Siempre puede tener acceso a sus listas de opciones al hacer clic en el triángulo invertido junto a cada sección. Encontrará que algunas opciones son útiles en su búsqueda. Si no sabe qué poner aquí, solo déjelos en blanco.

Ahora que completamos nuestra Fecha / Hora y los Parámetros, estamos listos para generar nuestro informe, sí, una vez más, al hacer clic en el botón "Generar Informe" en la esquina inferior derecha.

Su informe se abrirá en otra página web para que lo vea. Puede ir a las diferentes páginas del informe, acercar y alejar la imagen, realizar búsquedas e imprimir el informe. Si desea descargar una copia del informe en su computadora, use la opción de exportación.

Ahora echemos un vistazo a un ejemplo de un informe que pensamos que le resultará MUY útil.

Ejemplos del Informe Resumen Semanal de Llamadas

El informe Resumen Semanal de Llamadas muestra los registros de horario de entrada y salida por proveedor individual para el período de siete días que usted seleccione. También suma el total de horas de los proveedores.

Preguntas Frecuentes

Repasemos algunas preguntas frecuentes con respecto a los informes.

• P: ¿Tengo las mismas opciones de filtro para todos los informes?
  • R: No, las opciones de filtro cambian según el informe que seleccione.
• P: ¿Puedo guardar un informe en mi computadora?
  • R: Sí, puede guardar este informe en su computadora. También puede imprimir este informe o descargarlo en Excel.
• P: ¿Puede otro cliente generar un informe con mi información?
  • R: No. Toda la información en el sistema es segura y cumple con la ley HIPAA. Ningún otro cliente puede ver su información.
• P: ¿Qué antigüedad pueden tener los informes?
  • R:  La información para los informes comienza desde que empieza a usar el sistema EVV. Puede ir hasta el comienzo, pero solo puede generar información de un año a la vez.

Línea de Ayuda Disponible

Sabemos que hemos cubierto mucha información. Aunque puede sentirse entusiasmado con este nuevo sistema, también puede sentirse algo abrumado. Para familiarizarse con todo el sistema, hay que utilizarlo. Se convertirá en un profesional en poco tiempo.

Si necesita asistencia adicional con el portal del cliente, póngase en contacto con la línea de ayuda del sistema EVV del Departamento de Servicios Humanos.

Ahora ya lo Sabe

• EVV son las siglas en inglés de Verificación electrónica de visitas.
• Usted y su proveedor comenzarán a usar el sistema EVV a partir del 01 de enero del 2014.
• EVV tiene dos partes principales: la realización de llamadas (Santrax) y la certificación de horas (a través del portal del cliente o al firmar una hoja de horas).
• Su proveedor debe llamar para registrar la entrada y la salida de cada visita con Santrax.
• Usted debe aprobar la visita a través del portal del cliente.
• Si necesita ayuda, el centro de ayuda podrá ayudarlo para resolver cualquier pregunta que tenga... la solución está a una llamada de distancia.

Para Terminar

Gracias por completar la capacitación para clientes sobre la Verificación electrónica de visitas. ¡Que tenga un buen día!