01.09.18s - Reembolso de viáticos para el Consejo de Política

Reglamentos sobre el Reembolso de Viáticos.

Número de política y última revisión. (01.09.18s/03-2024)

El programa Illinois Migrant and Seasonal Head Start sigue los reglamentos de viaje del Estado de Illinois. Los Delegados proveerán anticipadamente a los padres representantes los viáticos relacionados con las actividades del Consejo de Políticas, ya que están representando a sus Agencias en los eventos o juntas del Consejo. Esto es con el propósito de que los padres representantes no se vean afectados por pérdidas de ingresos. Los viáticos y compensación de salarios serán cubiertos por los Delegados en su totalidad, ya que se han asignado fondos para estos eventos en su presupuesto anual. Todas las provisiones, con excepción de reembolso de salarios, se aplican a la asistencia a conferencias dentro y fuera del estado.

Procedimiento

1. Los Delegados les darán una copia de la Reconciliación de Viáticos a los padres que viajan.

1. a. Gastos de Hotel: Cuando posible, los delegados tratarán de obtener la tarifa de CMS para el costo de hotel. No es necesario que los padres se hospeden en el hotel donde se planea la junta-se les permitirá a los padres escoger el hotel de su preferencia mientras tanto el costo sea razonable.

b. Transportación: Si el padre maneja su propio vehículo, las millas se pagarán de acuerdo con la tarifa actual de CMS.

c. Viáticos de Alimentación:

i. El representante recibirá costos de alimentos de acuerdo a la tabla de abajo.

	MEALS:		OR
Primary Destination, by County	Breakfast	Lunch	Dinner	Per Quarter	Per Day
Cook / Lake	$18	$20	$36	$18.50	$74
St. Clair, Dupage, Will	$14	$16	$29	$14.75	$59
All other Illinois counties	$13	$15	$26	$13.50	$54

ii. Definiciones:

1. Comida de viaje: Una comida consumida durante un viaje oficial relacionado con el programa.
2. Asignación de comida de viaje: la cantidad máxima permitida para comidas de viaje reembolsables

iii. Su pareja también recibirá la cuota mencionada en la tabla de arriba para alimentos, si éste(a) hace el viaje para cuidar a los niños.

iv. Para viajes de un día, la asignación es para el desayuno antes de las 6 a.m. y / o la cena que regresa después de las 7 p.m. El almuerzo no es un gasto reembolsable.

v. Se pagará la mitad de la porción de un adulto para cada niño mayor de dos años por día.

vi. Bebidas alcohólicas: El programa no reembolsa las bebidas alcohólicas.

d. Proceso de aprobación:

i. Consulta previa a la reunión: Antes de cada reunión, se les preguntará a los miembros del programa si prefieren que el programa proporcione comidas o si desean un reembolso. La decisión se tomará por mayoría.

ii. Comidas proporcionadas por el programa: Si los miembros eligen comidas proporcionadas por el programa, no se proporcionará ningún reembolso.

iii. Solicitud de reembolso: Si los miembros solicitan un reembolso, siga la tabla anterior.

e. Perdida de Salarios:

i. Si el Representante estaba programado a trabajar el día(s) de la junta, se le reembolsará su salario siempre y cuando este no reciba compensación por el empleador y si el trabajo quilifica como agrícola.

ii. Se requiere verificación del empleador si se reclama compensación de tiempo y medio.

iii. Los padres que reclamen reembolso de salarios deberán llenar y firmar, cada uno, la Certificación de Perdida de Salario. NO se requiere verificación del empleador si no se está reclamando compensación de tiempo y medio.

f. Niñera:

i. Se le pagará a una niñera $40.00 por el primer niño y $10 adicionales por cada niño menor de 14 años por día, cuando éste no es el padre o madre del niño.

ii. Cuando la niñera viaja con el padre o madre, se le pagará el sueldo mencionado en (i) más alimentos según los puntos y la tabla de arriba y el costo del hotel.

iii. La cantidad de costos para la niñera se incluirá en el anticipo dado al padre, para que ellos paguen a la niñera.

2. A más tardar dos semanas después del regreso del viaje, los Padres y el Delegado reconciliarán el anticipo de gastos en la forma Reconciliación de Viáticos la cual se entregará con el Informe de Gastos Mensual en vez de un "Travel Voucher".

3. Los Delegado pagarán al personal, que acompañe a los padres, su salario por manejar y cuidar a los niños, más los viáticos según el procedimiento de su agencia

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