CONTRATACIONES (01.09.09s/01-2008)

Reglamento

Los reglamentos federales y estatales requieren que los materiales y servicios se obtengan de una manera económica y justa. Como beneficiario de la oficina de Head Start de ACYF, el Departamento de Servicios Humanos de Illinois (Departamento) es el responsable principal del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. para el convenio y satisfacción de todas las obligaciones contractuales, ya sea para servicios directamente adquiridos por el Proyecto o por agencias delegadas para los materiales o servicios que sean compatibles con la implementación del centro.

El contrato del Departamento para servicios provee la subcontratación de las agencias delegadas para servicios directos específicos de proveedores privados o para servicios requeridos bajo los Estándares de Desempeño para Head Start. Estos sub-contratos están sujetos a regulaciones por el Departamento de Salud y Servicios Humanos codificadas en el estatuto 45 CFR Parte 74. Estas regulaciones definen los requisitos mínimos administrativos y de procedimiento que los beneficiarios tienen que seguir cuando adquieren bienes y servicios con fondos de beneficio federal y el mandato de que todos los contratos contienen cláusulas que se especifican en las regulaciones. El Departamento no se hace responsable de ningún subcontratista, vendedor, empleado, proveedor, contratista o acreedor de la agencia delegada para los contratos, compras, o deudas efectuadas por la agencia delegada.

Procedimientos

  1. Con el fin de evitar el rechazo de gastos, los delegados tendrán que justificar la prevención de compras innecesarias. El director determinará la necesidad de todas las compras, mediante la verificación de suministros almacenados, hablando con el personal, y / o revisando el inventario, y
  2. Los delegados tienen que demostrar que los contratos se adjudiquen a los contratistas capaces que no han sido excluidos o suspendidos por el gobierno federal.
  3. Cuando aplica, los delegados documentarán los análisis de arrendamiento versus alternativas de compra para determinar cuál sería más económico y práctico.
  4. Los delegados sólo usarán contratos a precio fijo para bienes o servicios:
    1. Los delegados presentarán comprobante de esfuerzos positivos para garantizar el uso de pequeñas empresas de minorías o de mujeres, incluso invitando a estas empresas compitan, proveyendo información de las próximas oportunidades para obtener contratos y hacer arreglos de horarios convenientes para las compras y contratos.
    2. Los delegados llevarán a cabo análisis de costo-precio comparando cotizaciones de precios, buscando los precios de mercado, tomando en cuenta todos los descuentos ofrecidos, tomando en cuenta el mejor precio para la mejor calidad, obteniendo la aprobación de fuentes de financiamiento antes de la compra.
    3. Los delegados llevarán a cabo análisis de arrendamiento versus análisis de compra de productos y servicios aplicables.
    4. Los delegados deberán mantener un registro de todo lo anterior, para su revisión por parte de los auditores, representantes de IMSHS y funcionarios de ACF.
    5. Los delegados renovarán los contratos anuales para los consultores de programación requeridos por los financiadores.
  5. Los delegados mantendrán Estándares de Conducta que:
    1. Prohíban a cualquier persona relacionada con el programa Head Start para Trabajadores Migrantes y de Temporada de participar en el proceso de contratación si un conflicto real o aparente de intereses existe;
      1. (Un conflicto de interés existe cuando cualquier persona relacionada con el programa, cualquiera de sus familiares directos o socios, o cualquier organización que emplee o que está a punto de contratar a cualquiera de estas personas, tiene un interés financiero o de otro tipo en la empresa o persona que recibe el contrato.)
      2. (Los trabajadores inmediatamente notificarán al director delegado si les preocupa que un conflicto de interés real o aparente existe).
    2. b. Prohíban a cualquier persona asociada con el programa, solicitar o aceptar gratificaciones, favores, o cualquier cosa de valor monetario por parte de los contratistas o de terceros a los acuerdos subsidiarios;
    3. c. Exigen la destitución de cualquiera que viole estos reglamentos.
  6. Los delegados deberán mantener un sistema de manejo de contratos para garantizar que los contratistas se ajusten a los términos, condiciones y especificaciones de sus contratos.
  7. Los delegados deberán evaluar y documentar si el contratista ha cumplido con los términos, condiciones y especificaciones del contrato.
  8. Los delegados se harán responsables, incluso de la responsabilidad financiera, de cualquier incumplimiento en el proceso de contratación.
  9. Los delegados deberán incluir estas provisiones en sus adquisiciones de contratos:
    1. Para contratos que exceden los $100.000, los remedios admisibles administrativos, contractuales y/o legales en el caso de que el contratista viole los términos;
    2. La terminación adecuada por parte del programa y la manera en que la terminación se fectuará, y la base para un arreglo;En cumplimiento con la provisiones del Acta de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, Acta Copeland "Anti soborno", Acta Davis-Bacon, Derechos sobre Invenciones Realizadas bajo Contrato o Acuerdos, Acta de Aire
    3. Limpio y Acta Federal para el Control de Contaminación del Agua, Enmienda Byrd contra la Defensa de Intereses, y provisiones sobre exclusión y suspensión;
    4. Todos los requisitos aplicables para la mejora de la construcción e instalaciones;
    5. Declaración de que el programa de Head Start, ACF, la Contraloría General de los EE.UU, y cualquiera de sus representantes debidamente autorizados, tendrán acceso a cualquiera de los libros del contratista, documentos, papeles y registros que están directamente relacionados con el programa con el fin de realizar auditorías, revisiones, citas y transcripciones.
  10. Los delegados se abstendrán de dividir las compras en varias pequeñas cantidades a fin de evitar el proceso competitivo.
  11. Los delegados conservarán los registros de contratación que contengan todas las pruebas antes mencionadas, incluyendo:
    1. Las especificaciones y solicitudes;
    2. Los esfuerzos para usar negocios de minorías;
    3. Los estimados o propuestas recibidas (por lo menos 3);
    4. Bases para la selección;
    5. Justificación del costo o precio;
    6. Recibos de artículos comprados;
    7. Contratos
    8. Aprobación de Beneficiario
    9. Aprobación federal (más $ 25.000)
  12. La falla de un delegado para cumplir con cualquier procedimiento de contratación de IMSHS pudiera dar lugar a rechazo del costo por el Departamento, y una revisión de las compras del delegado por el ACF.

Procedimientos para Compra Pequeña

Por lo general, la actividad de compra es administrada centralmente. El coordinador fiscal es el responsable de hacer los pedidos en base a requisitos aprobados originados por toda la organización. Las excepciones al concepto de adquisiciones centralizadas se permiten sólo en situaciones de emergencia específicas. En tales casos, una Compra de Emergencia en el Sitio se sigue.

Solicitud de Compra

  1. El autor de la solicitud es un coordinador de centro u otro miembro del personal, que contiene elementos necesarios y su costo aproximado. Si el autor de la solicitud tiene preferencia de proveedores, tiene que indicarlo, con justificación, si es necesario. Esto no elimina la responsabilidad de la acción de compra prudente. El autor firma el formulario después de completarlo.
  2. La solicitud se envía al director delegado, quien busca la aprobación del director beneficiario de IMSHS, si es necesario y firma la solicitud. Si se requiere, una aprobación por escrito del director beneficiario se obtiene y se adjunta a la solicitud.
  3. El director determina si se requieren las cotizaciones por teléfono, citas por escrito, como en ofertas selladas y, se designa a una persona para cumplir con los requisitos.
    1. Para cotizaciones por teléfono, llame el número requerido de proveedores y obtenga precios de este artículo(s) para la compra. Registre estos precios en la solicitud de compra. Revise los precios y seleccione los precios de acuerdo a la calidad y especificaciones necesarias más económicos.
    2. Para cotizaciones por escrito, use la Solicitud de Compra como fuente de información para colocar un anuncio en el periódico durante tres días, y llame o escriba al número requerido de proveedores que soliciten cotizaciones por escrito para los artículo(s) para ser comprados. Archive temporalmente el expediente de la solicitud hasta que todas las cotizaciones por escrito que se reciban. Analice los costos y seleccione al mejor postor responsable cuya oferta convenga mejor para el Programa Head Start.
    3. Para ofertas selladas, use la solicitud de compra como fuente de información para llamar o escribir al número requerido de proveedores, solicitando ofertas selladas para el artículo(s) que se desean comprar. Use las especificaciones de la Solicitud para escribir las órdenes de oferta.
    4. Archive temporalmente el expediente de la solicitud hasta el momento designado para abrir las ofertas selladas. Siga los procedimientos para la selección.
  4. La solicitud se envía al coordinador fiscal, que la revisa para determinar admisibilidad y asequibilidad. El coordinador indica la aprobación poniendo sus iniciales en el formulario o la devuelve al director si no se aprueba. El coordinador fiscal completa el proceso del pedido, devuelve una copia de la solicitud al autor y archiva una copia. Si se emite un cheque, el coordinador fiscal escribe el cheque y el director y miembro de la junta de directores lo firma.
  5. El pago a los proveedores se hace sólo después de recibir todos los bienes o el cumplimiento de todos los términos del contrato.

Recibiendo

Es necesario documentar el recibo de todos los bienes, artículos, materiales o servicios, para llevar cuenta adecuada de ellos y proveer la base para hacer el pago al vendedor.

  1. El coordinador de apoyo del proyecto recibe el envío de mercancías.
  2. El coordinador de apoyo del proyecto (o coordinador fiscal) obtiene la copia de la solicitud del archivo. (Otras dos personas del personal pudieran ser designadas para realizar esta tarea.)
  3. El coordinador fiscal, ya que cada artículo se identifica y cuenta por el coordinador de apoyo del proyecto (u otros agentes), lo marcan como recibido.
  4. El director, después de que todos los artículos recibidos hayan sido procesados como se indica en el paso 3, revisa la copia recibida de la solicitud para determinar si todos los artículos pedidos se recibieron. Si todos los artículos fueron recibidos, el director firma y fecha el formulario y escribe la palabra "completo", en la parte inferior izquierda.
  5. Si no se recibieron todos los artículos, el director escribe la palabra "parcial", y devuelve la solicitud al archivo.
  6. Si hay cobros erróneos, el director suspenderá el procesamiento de una factura y el pago hasta que se resuelva el problema con el proveedor.
  7. El coordinador de apoyo al programa ofrece elementos para el empleado solicitante, que comprueba contra su copia de la solicitud original.
  8. Dentro de las 24 horas, el fiscal oficial escribe los artículos en el libro mayor o general y el inventario, en su caso.

Compras de Emergencia (Emergency Field Purchases)

En algunos casos poco frecuentes, los gastos de carácter urgente se deben hacer. Los gastos de emergencia se clasifican como gastos, que debido a circunstancias peculiares y urgentes, no se pueden procesar bajo los procedimientos de compra regular. El director delegado determina si el gasto es una emergencia. El gasto máximo es de $ 2,500 y está sujeto a la aprobación previa o posterior del departamento.

La siguiente secuencia de actividades se lleva a cabo haciendo una compra de emergencia:

  1. Un miembro del personal ve la necesidad de la compra de emergencia.
  2. El miembro del personal habla de la necesidad con el director.
  3. El director autoriza verbalmente al miembro del personal hacer la compra.
  4. El miembro del personal autoriza la compra.
  5. El coordinador del programa de apoyo recibe los bienes adquiridos, y firma para la compra que se recibió.
  6. El director obtiene factura de compra, la revisa para asegurarse que la compra es autorizada, la firma y la envía al coordinador fiscal para el pago.

Procedimientos para Propuestas Selladas

  1. La agencia delegada genera una especificación o descripción de compra completa, adecuada y realista.
  2. La persona designada por la Junta anuncia públicamente y solicita propuestas de al menos tres proveedores conocidos, de los cuales al menos uno es un negocio propiedad de minorías.
  3. La junta ofrece tiempo suficiente para que los solicitadores respondan.
  4. La junta abre las propuestas al público en un momento y lugar previsto en la invitación para propuestas.
  5. La junta adjudica un contrato a precio fijo por escrito a la oferta más baja sensible y responsable. Si se especifica en los documentos de propuesta, factores tales como descuentos, costos de transporte y costos de ciclo de vida se considerarán en la determinación de la propuesta más baja.
  6. La junta puede rechazar cualquiera o todas las propuestas si hay una buena razón documentada.

Procedimientos para la Compra

Por lo general, la actividad de compra es administrada centralmente. El coordinador fiscal se encarga de hacer los pedidos en base a las solicitudes aprobadas originadas por medio de la organización. Las excepciones al concepto de centralización de adquisiciones se permiten sólo para situaciones de emergencia específicas. En tales casos, se sigue el procedimiento de la compra de emergencia.

Aprobaciones Necesarias:

  1. Para compras de un solo artículo menor de $ 5,000 - agencia delegada
  2. Para compras de un solo artículo de $ 5,000 a $ 25,000 - director IMSHS
  3. Para compras agregadas menores de $10,000 - agencia delegada
  4. Para compras agregadas de $ 10,000 a $ 25,000 - director IMSHS
  5. Para cualquier otra compra de $ 25,000 o más - oficial de ACF

Después de que el director y oficial fiscal apruebe el gasto fiscal, se buscará la aprobación del oficial de la ACF. El personal delegado solo completara las órdenes después que haya recibido copias de todas las aprobaciones firmadas. Las aprobaciones por escrito se mantendrán en los archivos con la información de compra de otros en la oficina del delegado, y duplicado en la oficina del beneficiario.

Cotizaciones Necesarias:

  1. Artículo único menor de $5,000 - el coordinador fiscal obtiene tres cotizaciones por teléfono, usando especificaciones uniformes, y crea un registro por escrito de los precios.
  2. Los pedidos agregados menores de $10,000 - coordinador fiscal obtiene cotizaciones por teléfono, usando especificaciones uniformes, y crea un registro por escrito de los precios.
  3. Artículo único de $5,000 a $100.000 - cotizaciones por escrito, usando especificaciones uniformes por escrito, se obtienen de tres o más proveedores.
  4. Los pedidos agregados de $10,000 a $100,000 - cotizaciones por escrito, usando especificaciones por escrito, se obtienen a partir de tres o más proveedores.

Los pedidos de un artículo o contrato por $100,000 o más - propuestas selladas se obtienen por lo menos de tres proveedores.