Auto-Evaluación Numero de Poliza y Última Revisión
(01.07.02s/01-2011)

En Abril, durante los cuatro días de capacitacion de directores en Springfield, el director del concesionario educa los directores sobre los procedimientos de auto-evaluación. Sin hacer una decisión, los directores discuten tres tipos de evaluaciones y la efectividad de cada una. El entrenamiento debe cubrir todas las etapas del nuevo plan.

  1. Durante la semana de entrenamiento de los delegados antes de abrir los centros (mediados de mayo a mediados de julio) los directores entrenan sus empleados sobre los procedimientos de la auto-evaluación.
  2. En la junta de junio, la mesa de asesores de DHS discute el plan general de la auto-evaluación, agrega sus recomendaciones sobre el mejor tipo de evaluación, el itinerario y aprueba la politica.
  3. La primera junta de la temporada del concilio de politicas es en Junio. Las juntas siempre son en Springfield porque es la área central, localizada 2 y 3 y horas de todos los centros. La distancia dentro de los dos centros mas lejos (Del Valle en Oswego y Migrant Education en Cobden) es 450 millas. A veces los padres de Hoopeston que vienen de Texas para empezar a trabajar el Lunes después del cuatro de julio, no pueden asistir esta junta.] En la junta del concilio de politicas en agosto, el director del concesionario discutirá con los miembros lo siguiente sobre la auto-evaluación: El propósito, el plan, el papel de los miembros, los instrumentos disponibles, recomendaciones de los empleados y la mesa de asesores y el itinerario de la temporada. Para la auto-evaluación del concesionario, se les pedirá a los padres que voten para el itinerario más conveniente antes de que se regresen a Texas. (La auto-evaluación del concesionario incluye el reviso de documentos del personal, gobernación del programa, los controles, archivos fiscales y entrevistas con personal del concesionario y la mesa de asesores.) Se le pedirá al concilio de póliza que apruebe desapruebe todo el plan de auto-evaluación, incluyendo los instrumentos que se ocuparán.
  4. En la junta de agosto o septiembre de la mesa directiva y del comité de politicas, los directores de los delegados presentan los procedimientos de la auto-evaluación, discuten el proceso y piden voluntarios para tomar parte en él reviso de la agencia. Solicitan la participación de miembros de la comunidad y el Head Start de la Región V.
  5. Durante agosto y septiembre, los directores organizan su equipo de evaluación (empleados, miembros de la mesa directiva, padres y representantes de la comunidad) y les provee entrenamiento sobre los instrumentos disponibles, la politicas, el plan de auto-evaluación y el proceso de planeamiento. Los directores establecen la fecha para la evaluación que puede tomar hasta diez días. Las fechas son coordinadas para que el concesionario pueda participar en cada evaluación.
  6. En los meses finales de la temporada, septiembre y octubre, el concesionario dirige el reviso de cada delegado y asociación. Se reúnen con cada equipo antes de empezar la evaluación, para llegar a un acuerdo de la interpretación de los instrumentos y si es necesario modificarlo y asignar los segmentos para cumplir la evaluación.
  7. Cuando los miembros del equipo completen la recolección de información, se reúnen para discutir los resultados y hacer una determinación. Todos los documentos de la revisión se mandan a Springfield, donde el concesionario los compará con los resultados de los controles y manda un reporte dentro de diez días a la mesa directiva, los empleados y el comité de politicas.
  8. Todos los grupos de los delegados se juntan para analizar los resultados. Durante los próximos dos meses, los grupos de empleados, la mesa directiva y los padres de los delegados y asociaciones se juntan en sus centros para desarrollar objetivos y pasos para resolver cualquier falla. Estos objetivos serán parte de su "Plan Anual de la Agencia" después los directores deben reportar sobre el progreso de cada objetivo como parte del reporte a la mesa directiva, El comité de politicas y el concesionario. Pueden pedir asistencia técnica en cualquier momento al concesionario y si alguna falla no se puede resolver, se debe discutir en la Junta de Planeamiento Estratégico que toma acabo en diciembre en Springfield. En esta junta asisten miembros de la mesa directiva de cada delegado, empleados, padres y personal del concesionario y la mesa consejera, usualmente como 50 personas. El tema de esta junta para mejorar el programa durante el próximo año será cualquier falla que afecta el presupuesto estatal, politicas y procedimientos o la implementación. Se debe desarrollar metas y objetivos al nivel estatal para el próximo año.
  9. De acuerdo al itinerario que deciden los padres (#4), los miembros del concilio de politicas y los empleados de los delegados deben viajar a Springfield para la evaluación de la oficina central de DHS-MSHS. Se reúne el concesionario y otros miembros de la revisión para orientación. Revisan los archivos y hacen entrevistas sobre lo fiscal, gobernación del programa, controles y del personal del concesionario.
  10. En Noviembre, el concesionario manda un reporte de la auto-evaluación a las mesas directivas de los delegados, comités de politicas, los empleados y el concilio de politicas y la mesa de asesores de DHS. El grupo de DHS se reúne por teléfono o en persona (cualquier que sea más conveniente para los padres, algunos estarán fuera del estado) para analizar y discutir los resultados. Se aclara cualquier reslutado que se puedan resolver inmediatamente dentro de DHS. Los que requieren más estratégicas deben ser discutidos con el comité de planeamiento estratégicos en el siguiente mes.
  11. Cada año DHS tiene una junta de planeamiento estratégico donde asisten miembros de las mesas directivas, empleados y padres de todos los programas (#9). El tema que el comité discute en la junta, son los resultados de la auto-evaluación y se desarrollan objetivos y pasos de acción para resolverlos. Éstos forman parte del plan de mejoramiento anual del concesionario.
  12. Usando la forma similar a la de los delegados, el director del concesionario debe reportar el progreso de los objetivos a la mesa de asesores y el concilio de politicas en cada junta (incluyendo los resultados de la auto-evaluación). El director manda una copia de este reporte a los delegados y asociaciones.