Bienvenido a la capacitación individual sobre Verificación electrónica de visitas para proveedores del Departamento de Servicios Humanos. Como usted sabe, el Departamento de Servicios Humanos cambiará su sistema de registro de horas en papel por uno electrónico a partir del 01 de enero 2014. Hemos solicitado que realice esta capacitación o entrenamiento para que conozca el sistema y los procesos que deberá seguir para registrar sus horas.

Qué aprenderá

Al final de esta capacitación, usted sabrá las respuestas de las siguientes preguntas:

  • ¿Qué es la Verificación electrónica de visitas (EEV)?
  • ¿Cómo voy a usar la Verificación electrónica de visitas?
  • ¿Cómo usará el cliente la Verificación electrónica de visitas?
  • Preguntas frecuentes
  • Cómo obtener ayuda si la necesita

¿Quiénes son los participantes?

Vamos a empezar por analizar quiénes son los participantes:

  • Departamento de Servicios Humanos (DHS): administrador del programa
  • Cliente: persona que recibe los servicios, la persona a quien usted, el proveedor individual, visita
  • IP: usted, el proveedor individual
  • Sandata: compañía proveedora del sistema de Verificación electrónica de visitas
  • PayPro: la empresa de pago que procesa sus cheques de pago
  • Departamento de Servicios Humanos /de Servicios de Rehabilitación: el personal de la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación con quien puede ponerse en contacto si tiene preguntas o necesita ayuda. Además, hace varios meses que el Departamento de Servicios Humanos / Servicios de Rehabilitación está pensando en tener un centro de llamadas disponible para responder a sus preguntas.

¿Qué es la Verificación electrónica de visitas (EEV)?

Usted debe estar preguntándose: ¿qué es EVV? EVV son las siglas en inglés de Verificación electrónica de visitas. El proceso es el siguiente: el proveedor realiza llamadas telefónicas al comienzo y al final de cada visita y el cliente verifica las visitas.

El sistema de Verificación electrónica de visitas tiene varias partes principales:

  1. La primera parte es para que usted llame para registrar su hora (de entrada y de salida) en Santrax mediante el teléfono o el teléfono celular del cliente.
  2. La segunda parte es la aprobación / certificación de sus horas trabajadas antes de poder recibir el pago.
    1. Si el cliente tiene acceso a Internet, la aprobación / certificación del cliente y otras revisiones se pueden realizar a través del portal del cliente. Este es un sistema por Internet donde el cliente ingresará para acceso a la información sobre sus entradas a Santrax. El cliente también puede hacer correcciones en el sistema a través del portal del cliente.
    2. Si el cliente no tiene acceso a Internet, usted anotará las horas de sus llamadas a Santrax en una hoja de horas. Al final de cada período de pago, el cliente revisará la hoja de horas y él y usted la firmarán antes de enviarla de vuelta a su oficina local para el procesamiento.

Más adelante cubriremos estos métodos con más detalle.

¿Qué es Santrax?

En primer lugar, vamos a hablar de Santrax y de lo que usted tiene que hacer para ingresar la hora. Quizá sea más sencillo pensar en Santrax como en un reloj registrador, pero en lugar de ser uno colgado en la pared del cliente... es su teléfono, el teléfono emitido por el gobierno o el teléfono celular. ¡Eso es! Su teléfono puede ser usado como un reloj registrador.

Primer Paso

Para utilizar Santrax, necesitará un número de identificación Santrax. Lo necesitará antes de poder usar el sistema de Verificación electrónica de visitas. El número de identificación se le enviará por correo cerca de la fecha que empezará a funcionar el sistema EVV, el 01 de enero 2014. Si no recibe su identificación Santrax por correo, deberá llamar a su oficina local del Departamento de Servicios Humanos y ellos le darán el número.

En segundo lugar, usted tendrá que registrar la biometría de su voz. La biometría de voz es una impresión de la voz también conocida como verificación o autenticación de la voz. Es una manera más extravagante de decir que su voz se utilizará como contraseña del sistema Santrax. No será necesario que registre su voz antes del 01 de enero del 2014 para utilizar Santrax.

Conceptos Básicos: Registro de Horario

Una vez que tiene su identificación Santrax, está listo para comenzar a usar el sistema a partir del 1° de enero. Vamos a repasar los conceptos básicos, comenzaremos con el "Registro de la entrada".

Cada vez que llame, se le pedirá su identificación Santrax. Si usted ya registró su voz (inscripción), se le pedirá que repita la frase "En Santrax, mi voz es mi contraseña". Si aún no registró su voz, no escuchará este mensaje. A continuación, se le pedirá que presione la tecla (#) para continuar. Luego, se le pedirá que marque el 1, si usted está registrando la entrada. Recuerde: solo se le pedirá que repita la frase de impresión de voz si ya la registró.

Recuerde que usted debe permanecer en línea hasta que el sistema diga "Recibido a las" y la hora en que se realizó la llamada. Esto significa que el sistema registró la entrada y ya puede colgar. Para registrar la hora de forma manual, asegúrese de anotar la hora exacta en que el sistema realiza la lectura.

Escuchemos cómo suena una llamada de registro de la entrada.

Conceptos Básicos: Registro de Salida

Llamar para registrar la salida es muy similar al registro de la entrada. Hay dos diferencias principales. Tendrá que marcar el 2 para registrar la salida. También deberá introducir un número de ID de tarea de dos dígitos para el tipo de servicio prestado durante la visita. Recuerde: solo se le pedirá que repita la frase de impresión de voz si ya la registró.

Recuerde que debe permanecer en línea hasta que el sistema diga "Gracias. Adiós". Esto significa que el sistema registró la entrada y ya puede colgar.

Escuchemos cómo suena una llamada de registro de salida.

Dispositivo de Verificación Fija de Visita (FVV)

Si el cliente tiene asignado un dispositivo de Verificación fija de visita porque no tiene teléfono en su casa, un teléfono emitido por el gobierno o un teléfono celular o no se permite el uso del teléfono, usted tendrá que usarlo.

Cuando se presiona un botón y se suelta, el dispositivo le proporciona un número de referencia de 6 dígitos. Este número de referencia incluye tres números, un guión y luego otros tres números más. Usted deberá anotar los números exactamente como aparecen, incluidos los guiones, al registrar laentrada y la salida. Estos números corresponden a la fecha y hora registrada en el sistema. Recuerde: en cada visita, tendrá dos números de seis dígitos: uno para el registro de la entrada y otro para el registro de la salida. Cuando tenga acceso a un teléfono, se le pedirá que llame al número gratuito Santrax y que introduzca los números de referencia que anotó. Asegúrese de esperar un mínimo de quince minutos después de recibir los números de la Verificación fija de visita antes de llamar. La guía de referencia de la llamada de verificación fija proporciona detalles paso a paso sobre el uso de este dispositivo y cómo hacer las llamadas.

Conceptos Básicos de la Verificación Fija de Visita (FVV)

Llamar para registrar una verificación fija de visita es similar a llamar para registrar entradas y salidas. Las principales diferencias son: 1) la llamada se realiza a los quince minutos o más después de terminar la visita, pero a más tardar al final del día, y, 2) usted tendrá que introducir el número de identificación del cliente y el número de referencia de seis dígitos que anotó del dispositivo FVV.

En lugar de esperar a escuchar "Gracias, adiós", usted debe ingresar el siguiente número de cliente si llama para registrar los valores de la Verificación fija de visita para múltiples clientes o colgar si ya lo hizo.

Escuchemos cómo suena una llamada al utilizar un dispositivo FVV.

Aprobar la Hora

Después de que usted llamó para registrar las horas de entrada y de salida, el cliente tendrá que aprobar su horario. Todas las horas trabajadas deben estar certificadas / aprobadas por el cliente. Esto se puede hacer de dos maneras:

Si el cliente tiene acceso a Internet, puede iniciar sesión en el portal de clientes. Este es un sistema por Internet donde el cliente puede ingresar para acceso a la información que puso en Santrax. Este es también el lugar donde el cliente aprobará sus horas a pagar para enviar a la nómina.

Si el cliente no dispone de una computadora con acceso a Internet, usted puede aprobar / verificar sus horas mediante una hoja de horas. Vamos a hablar más sobre esto.

Proceso de Aprobación de Horas en Papel

Usted debe registrar las llamadas de entrada / salida mediante el sistema telefónico EVV.

Debe registrar la hora exacta de las llamadas de entrada / salida, según lo indicado por sistema telefónico EVV, en una hoja de horas escrita a mano. No redondee la hora de la llamada.

Al final del período de pago, se imprimirá una hoja de horas generada por el sistema que le será enviada por correo y / o por correo electrónico.

Si el cliente no tiene acceso a Internet, usted debe estar atento a su correo y / o correo electrónico para controlar la hoja de horas generada por el sistema. Si la hoja de horas generada por el sistema llega antes de la fecha de vencimiento en su calendario de la nómina de pagos, el cliente y usted deberán revisarla, corregirla, firmarla y reenviarla a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación antes de la fecha de vencimiento.

Si la hoja de horas generada por el sistema no llega antes de la fecha de vencimiento, usted deberá llamar a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación para determinar si es posible imprimirla, enviarla por correo electrónico o correo, o que usted la recoja directamente en la oficina para luego devolverla antes de la fecha de vencimiento. En ese caso, debe llevar la hoja de horas generada por el sistema al cliente, y usted y el cliente deberán revisar, corregir, firmar y reenviar la hoja a la oficina del DRS antes de la fecha de vencimiento.

Si no puede comunicarse con la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación o si no se puede enviar la hoja de horas o no puede recogerla a tiempo para cumplir con la fecha de vencimiento, usted y el cliente deberán firmar la hoja de horas manuscrita y enviarla a la oficina del Departamento de Servicios de Rehabilitación antes de la fecha de vencimiento. Si las horas en la hoja de horas manuscrita no coinciden en detalle con las horas indicadas por el sistema EVV de llamadas de entrada/salida, su cheque de pago puede retrasarse.

Proceso Electrónico de Aprobación de Horas

Usted debe registrar las llamadas de entrada / salida mediante el sistema telefónico EVV.

Debe registrar la hora exacta de las llamadas de entrada / salida, según lo indicado por el sistema telefónico EVV, en una hoja de horas escrita a mano.

Al final del período de pago, se imprimirá una hoja de horas generada por el sistema que le será enviada por correo y / o por correo electrónico.

Los clientes con acceso a Internet deben utilizar el Portal para clientes en el sitio por Internet de EVV para revisar, corregir y aprobar las visitas de ese período de pago antes de la fecha de vencimiento prevista en el calendario de la nómina de pagos.

"You've Got Paid"

Después de recibir un cheque de pago, usted puede iniciar sesión en un portal de Internet llamado "You've Got Paid". Esta es una nueva y emocionante función proporcionada por PayPro. En este sitio, usted puede ver e imprimir sus comprobantes de pago y consultar la información de su cuenta.

El proceso de registro es muy sencillo. Si usted está interesado en inscribirse a esta función, póngase en contacto con su oficina local. Recibirá un correo electrónico de Pay Pro con las instrucciones de cómo configurar su cuenta.

Una vez que haya creado su cuenta, recibirá un correo electrónico seguro cada vez que se le pague. Para ver sus comprobantes de pago, inicie sesión en "You've Got Paid" con su dirección de correo electrónico y contraseña.

A continuación, haga clic en la pestaña (tab) Miembros.

Haga clic en Historial de mensajes

Desde aquí, puede ver o imprimir sus comprobantes de pago.

Preguntas frecuentes

Repasemos algunas preguntas frecuentes con respecto a la información que acabamos de revisar.

  • P: ¿Qué sucede si me olvido de llamar para registrar la entrada o la salida? ¿Qué debo hacer?
    • R: El cliente tendrá que modificar la visita en la hoja de horas o en el portal del cliente. (Este proceso puede cambiar y el Departamento de Servicios Humanos revisa la información inicial de la puesta en funcionamiento.)
  • P: ¿Qué pasa si el teléfono no está disponible cuando debo registrar la entrada o la salida?
    • R:  El cliente sabe que debe poner el teléfono a su disposición para el registro de la entrada y de salida, a menos que haya una verdadera emergencia. Usted deberá llamar tan pronto se desocupe el teléfono.
  • P: ¿Debo introducir mi identificación Santrax y usar mi voz como contraseña cada vez que realizo un registro de la entrada o de salida?
    • R: Sí. Usted tendrá que hacer ambas cosas desde la línea gratuita para registrar la entrada o la salida de su visita.
  • P: ¿Necesito una computadora para llamar y registrar las entradas y / o salidas?
    • R:  No. Necesitará un teléfono o un dispositivo de Verificación fija de visita.

Línea de ayuda disponible

Entendemos que esta información es nueva. Aunque puede sentirse entusiasmado con este nuevo sistema, sabemos que puede tener varias dudas al respecto.

Si necesita asistencia adicional, póngase en contacto con la oficina local o la línea de ayuda del sistema EVV del Departamento de Servicios Humanos.

Ahora ya lo sabe

  • EVV son las siglas en inglés de Verificación electrónica de visitas.
  • Usted y su cliente HSP comenzarán a usar el sistema EVV a partir del 01 de enero del 2014.
  • Usted debe llamar a Santrax y registrar la entrada y la salida de cada visita.
  • La Verificación electrónica de visitas tiene dos partes principales: el teléfono (Santrax) y la computadora (portal del cliente).
  • El cliente debe aprobar las visitas firmando la hoja de horas o a través del portal del cliente.
  • La información de su comprobante de pago está disponible a través de la página web de PayPro "You've Got Paid".
  • Si necesita ayuda, el centro de ayuda podrá ayudarlo para resolver cualquier pregunta que tenga... la solución está a una llamada de distancia.

Para terminar

Gracias por completar la capacitación para proveedores individuales sobre la Verificación electrónica de visitas. ¡Que tenga un buen día!